Σχετικό απόσπασμα Βίβλου Ψηφιακού Μετασχηματισμού

Ως βραχυπρόθεσμο έργο ορίζεται ένα έργο στο πεδίο αρμοδιότητας του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει απλούστευση διαδικασιών, λύσεις ψηφιοποίησης και νομοθετική παρέμβαση. Ο χρονικός ορίζοντας για να χαρακτηριστεί βραχυπρόθεσμο ένα έργο είναι να μην υπερβαίνει το ένα έτος εκτιμώμενου χρόνου υλοποίησης. Ή υλοποίηση βραχυπρόθεσμων έργων γίνεται αξιοποιώντας σύγχρονες και ευέλικτες μεθοδολογίες σχεδιασμού και υλοποίησης ψηφιακών λύσεων που υιοθετούν σύγχρονες μεθοδολογίες, όπως το Service Design και εργαλεία, όπως το Business Process Model and Notation για τον σχεδιασμό ψηφιακών λύσεων. Αυτή η προσέγγιση αναμένεται να προσδώσει νέα ποιότητα στο συνολικό έργο ενώ η ανάδειξη προαπαιτούμενων και επαναχρησιμοποιούμενων δομικών στοιχείων οδηγεί σε σημαντική οικονομία πόρων και χρόνου.

Η διαδικασία υλοποίησης των βραχυπρόθεσμων έργων αξιοποιεί τους γενικούς ρόλους που αναφέρονται προηγουμένως σχετικά με την υλοποίηση έργων του ψηφιακού μετασχηματισμού, και βασίζεται σε τρεις φάσεις:

Φάση Α. Καθορισμός ταυτότητας ψηφιακής δράσης: Συμπλήρωση δελτίου βασικών πληροφοριών της ψηφιακής δράσης με πληροφορίες όπως Τίτλος, Σκοπός, Περιγραφή, Ποιους αφορά κ.λπ., ώστε να αρχίσει να διαμορφώνεται η πρόταση.

Φάση Β. Ανάλυση: Σύνοψη πρότασης (ή αρχική έκθεση), που περιγράφει τις λειτουργικές προδιαγραφές της βραχυπρόθεσμης δράσης. Πρόκειται για το έγγραφο που τεκμηριώνει τη δράση.

Σύσταση Ομάδας Εργασίας. Στην ομάδα εργασίας της δράσης συμμετέχουν στελέχη των Υπουργείων και εκπρόσωποι των ενδιαφερομένων μερών.
Σε συνεργασία με τους εμπλεκόμενους, γίνεται επαλήθευση των στόχων της βραχυπρόθεσμης δράσης, των λειτουργικών προδιαγραφών και των απαιτούμενων διαλειτουργικότητας. Ως απόρροια, συμπληρώνεται εκ νέου η Σύνοψη. Ταυτόχρονα, σε συνεργασία με τους δυνητικούς χρήστες, γίνεται μια πρώτη διερεύνηση και συντάσσονται αντιπροσωπευτικά σενάρια χρήσης.
Καταγράφεται αναλυτικά η υφιστάμενη κατάσταση, τα πληροφοριακά συστήματα με τα οποία θα διαλειτουργήσει ή που θα αντικαταστήσει η βραχυπρόθεσμη δράση και τα σύνολα δεδομένων που θα ανταλλάσσονται.
Συντάσσεται η αρχική ανάλυση, η οποία πρέπει να περιλαμβάνει ανάλυση των λειτουργικών προδιαγραφών, προσδιορισμό απαιτούμενων πόρων σε ανθρωπομήνες, επιλογή φορέα υλοποίησης (εσωτερική ανάπτυξη, εξ ολοκλήρου από ανάδοχο, ή μεικτή λύση).
Ολοκληρώνεται η αρχική ανάλυση. Περιλαμβάνει σε υψηλό επίπεδο τον αρχικό σχεδιασμό, τα επιμέρους λειτουργικά παραδοτέα με τεκμηριωμένη την αξία προς τις κοινότητες τελικών χρηστών, και την τεχνική αρχιτεκτονική της προτεινόμενης λύσης.
Εκπονείται το Καταστατικό. Περιλαμβάνει αναλυτικά όλα όσα έχουν καταγραφεί στις προηγούμενες φάσεις, καθώς και τα κριτήρια επιτυχίας της, τις υψηλού επιπέδου προδιαγραφές, τα βασικά παραδοτέα της και τους διαδοχικούς σταθμούς υλοποίησής τους, το σχήμα διοίκησης και οργάνωσης της δράσης με τους ρόλους και τις αρμοδιότητες. Ή ανάλυση παραδίδεται προς την ομάδα ανάπτυξης (developers) σε διαγράμματα μοντελοποίησης διαδικασιών (bpmn/camunda). Ο Υπεύθυνος Υλοποίησης του Έργου, συνεπικουρούμενος από τον Επιχειρησιακό Συντονιστή Ψηφιακού Έργου, έχει την κύρια ευθύνη της τήρησης του καταλόγου εργασιών του προϊόντος (backlog).
Εφόσον πρόκειται για ανάθεση σε εξωτερικό ανάδοχο, συμπληρώνεται το τεύχος του διαγωνισμού, μετά τις σχετικές συνεννοήσεις με τη Διοίκηση για το είδος του διαγωνισμού και τον προϋπολογισμό. Στα μικτά έργα ιδιαίτερη έμφαση δίνεται στο να είναι ξεκάθαρο ποιος κάνει τι.

Φάση Γ. Παρακολούθηση της Υλοποίησης και Παραλαβή: Ο Υπεύθυνος Παρακολούθησης της Ψηφιακής Δράσης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας, συμμετέχει στην υλοποίηση και την παραλαβή της. Επίσης, επισπεύδει και παρακολουθεί τα της μεταφοράς της εφαρμογής από το περιβάλλον ανάπτυξης στο παραγωγικό περιβάλλον. Κάθε έργο παραδίδεται για παραγωγική λειτουργία στη διοικητική δομή του Υπουργείου που θα αναλάβει τη συντήρηση και υποστήριξή του, καθώς και στην αρμόδια Διεύθυνση Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του φορέα που θα αναλάβει την επιχειρησιακή λειτουργία. Με στόχο την εξασφάλιση της βιωσιμότητας του έργου, και βάσει της κτηθείσας εμπειρίας της ομάδας, τα μέλη της συνεργάζονται με όλους τους αρμόδιους τεχνικούς και υπηρεσιακούς που καλούνται να υιοθετήσουν τη λύση με στόχο τη βέλτιστη υποστήριξη και συντήρησή της.